Le comité de suivi individuel se réunit obligatoirement une fois par an dès la première année de thèse et il conditionne la réinscription en doctorat jusqu’à la soutenance. Aucune réinscription n’est possible sans le bilan du comité de suivi.
Comment composer ce comité ?
À l’ED 540, le comité doit comprendre au moins deux et au plus trois membres. L’un d’eux au moins doit être titulaire d’une HDR ou assimilé, et l’un d’entre eux au moins doit être extérieur à l’unité de recherche. Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Conformément à l’arrêté du 26 août 2022, le comité de suivi individuel comprend également un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse.
La composition du comité doit être décidée lors de la première inscription en doctorat (au plus tard au 1er décembre), mais elle peut encore être modifiée par courrier à l’ED 540, jusqu’au mois de février suivant. En effet, sa composition peut être ou non validée par la direction de l’école doctorale.
Le comité vaudra pour l’entière durée du doctorat, sauf exceptions dûment motivées et autorisées par l’école doctorale.
Les membres du comité de suivi peuvent-ils faire partie du jury de soutenance ?
Oui, les membres du comité de suivi peuvent être examinateurs et rapporteurs du jury de thèse, la phrase « les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant » (Arrêté du 25 mai 2016, art. 17) s’entendant au sens de publications co-signées.
Quand et comment le déclarer ?
Il doit être déclaré par courrier (dans la rubrique « Formulaires« ), signé par la doctorante et la direction de thèse, et transmis au secrétariat de l’ED 540 au moment de l’inscription pédagogique (au plus tard au 1er décembre).
La composition du jury est définitive (des modifications exceptionnelles et dûment motivées peuvent être accordées par l’ED 540 en cours de doctorat).
Qui doit fixer la date du comité de suivi ?
Il appartient au président ou à la présidente du comité de suivi d’organiser la tenue de ses réunions (par visioconférence si nécessaire). La direction de thèse s’engage quant à elle à rappeler au comité qu’il doit se réunir entre le 1er avril et le 30 juin.
L’école doctorale ne se charge pas de cette organisation.
Comment en consigner les discussions ?
Le comité de suivi a pour fonction de s’assurer et de promouvoir le bon déroulement du doctorat. À cet effet, les points à aborder sont laissés à la libre appréciation des membres du comité, en fonction du cas particulier et du rapport d’avancement des travaux transmis préalablement par le ou la doctorant·e.
À l’issue de la réunion annuelle, un bilan de comité (dans la rubrique « Formulaires ») doit être transmis au secrétariat de l’ED 540, présentant les points saillants de la discussion.
Quand doit-il se réunir ?
Une fois par an, au cours du 3ème trimestre, entre le 1er avril et le 30 juin.
Que se passe-t-il si le directeur ou la directrice de thèse ne sont pas d’accord sur la poursuite de la thèse?
Au moment de la réinscription, l’avis du comité est déterminant :
- si la direction de thèse ET le comité sont réservés : la direction de l’ED 540 et le Conseil pédagogique ne proposent pas la réinscription à la Direction de l’ENS,
- si la direction de thèse OU le comité est réservé : il revient à la direction de l’ED 540 et au Conseil pédagogique d’autoriser ou non la réinscription.
